Praten met de baas: winst voor iedereen

Illustratie Job de Gelder

Tegen een functioneringsgesprek hoef je niet op te zien, zeker niet als je je goed voorbereidt. Archieffoto: ANP

1 / 2
Durk Geertsma

Functioneringsgesprek? Dat hoeft geen ’moetje’ te zijn. Als je het goed aanpakt, zet je na afloop samen de schouders onder het werk. En dat is winst voor iedereen.

Of je nu de timmerman bent of diens opzichter, de secretaresse of haar baas, de ambtenaar of de chef ervan: veel mensen zien op tegen het jaarlijkse functioneringsgesprek. Maar al te vaak stellen die gesprekken dan ook niet zo veel voor. ’Het gaat eigenlijk best goed’, constateren baas en werknemer eensgezind. En ze gaan, opgelucht dat het verplichte nummer er weer op zit, over tot de orde van de dag.

Maar het functioneringsgesprek met angst en beven tegemoetzien, is helemaal niet nodig. Sterker: als je het goed aanpakt, ga je na afloop met een tevreden gevoel aan de slag. Ja, óók als er nog een en ander te verbeteren valt.

Neem Margriet (29). Zij werkt in een klein bedrijf, waar ze met haar baas bezig is een nieuw product in de markt te zetten. Ze moest erg wennen en heeft, uit onzekerheid, lang op haar baas geleund. Dat gaf af en toe wrijving. „Hij vond dat ik meer zelfstandig moest werken. Maar ik dacht dat ik dat nog niet kon.”

Tegelijkertijd vond Margriet haar baas niet duidelijk over zijn verwachtingen. Daar werd ze nog onzekerder van. Een functioneringsgesprek deed de lucht opklaren. „Ik merkte dat hij mij al veel hoger inschat dan ik dat zelf deed. Dat gaf vertrouwen. We hebben nu concrete afspraken gemaakt over verdeling van het werk.”

Hoe staat het met je carrière?

Een functioneringsgesprek kan heel prettig zijn. De truc is dat je moet weten wat het eigenlijk inhoudt. Velen denken dat het een gesprek is waarin de baas een oordeel velt over hoe jij het doet in je werk. Met alle ingrijpende gevolgen vandien: opslag of niet, promotie of niet, overplaatsing of niet. Noem maar op. Maar dat klopt niet. Leidinggevenden die het goed aanpakken, houden elk jaar drie gesprekken met hun werknemers. Eerst, aan het begin van het jaar, is er een planningsgesprek. Dan bepalen jullie samen welke doelen er dit jaar moeten worden gehaald. Daar kan ook scholing bij horen.

Evaluatiegesprek

Een paar maanden later is het tijd voor het functioneringsgesprek, ook wel evaluatiegesprek of voortgangsgesprek geheten. Dan worden gemaakte afspraken tegen het licht gehouden. Haal je de gestelde doelen? Zo niet, wat moet er gebeuren om dat alsnog te bereiken? Je praat ook samen over het werk als geheel. Hoe gaat het op de afdeling, zijn er dingen die beter kunnen, zijn onderlinge verhoudingen goed? In dit gesprek mag het ook gaan over het functioneren van de baas. Die zit er óók om iets te leren.

Spannend

Het laatste gesprek, helemaal aan het eind van het jaar, is het beoordelingsgesprek. Nu wordt het spannend. Tijdens dit gesprek luistert de werknemer vooral naar wat de baas van zijn functioneren in het voorbije jaar vindt. Maar na alles wat er aan vooraf is gegaan, kan dat eigenlijk nauwelijks meer een verrassing zijn. Is dat toch zo: een goede baas staat ook dan nog open voor discussie, dus leg je er niet direct bij neer.

Menig bedrijf schuift planningsgesprek en functioneringsgesprek in elkaar. Maar ook in dat geval blijft overeind dat het functioneringsgesprek een dialoog is. Je kunt met elkaar van gedachten wisselen over je toekomst, waarin het liefst (nog) beter gaat, natuurlijk.

Het functioneringsgesprek gaat in principe uit van de gedachte dat beiden – ieder in zijn eigen rol – een bijdrage kunnen leveren aan de ontwikkeling van het bedrijf. Zo ziet Margriet dat inmiddels ook. En, al was ze daar niet op uit, een beter salaris heeft ze nu ook in het vooruitzicht.

Voorbereiden

Hoe kun je als werknemer het beste op zulke gesprekken voorbereiden? Zo:

Bereid het gesprek goed voor.

Je kunt vooraf een agenda vragen, zo weet je wat wordt besproken.

Neem je functie-omschrijving nog eens door: welke vaardigheden en competenties worden gevraagd en voldoe je daaraan?

Vraag je af wat je wilt: blijven zitten waar je zit of doorgroeien naar een nieuwe, jou meer uitdagende functie.

Als je een training of opleiding wilt gaan volgen, ga van tevoren na wat allemaal mogelijk is.

Als je baas vindt dat je dingen moet verbeteren, word dan niet boos, maar vraag wat en waarom.

Bespreek samen met je baas hoe je verbeteringen kunt bereiken.

Het hoeft niet alleen over jou te gaan; je mag het ook hebben over functioneren van je baas en over de ontwikkeling van het bedrijf.

Je hebt recht op een verslag van het functioneringsgesprek, maar vraag ook om een verslag van de voortgangsgesprekken.

Niet afraffelen

Dan de werkgever, welke aanpak kiest die voor effectieve gesprekken? Deze:

Bereid het gesprek goed voor.

Neem voldoende tijd, zodat je geen dingen hoeft af te raffelen.

Benoem niet alleen verbeterpunten, maar geef ook aandacht aan iemands sterke kanten.

Maak geen verwijten, maar benoem feiten.

Wijs op eerdere afspraken of op de regels binnen het bedrijf.

Leg uit welke gevolgen ongewenst gedrag voor de organisatie heeft.

Maak duidelijk wat je verwacht voor het komende jaar.

Praat uitgebreid over wat beter kan; laat de ander meedenken over hoe dat te bereiken.

Blijf rustig, ook als de ander boos wordt, en blijf in gesprek.

Niet steeds zelf aan het woord; de ander mag ook zijn zegje doen.

Durf te incasseren; de werknemer kan ook kritiek hebben op jou.

Maak concrete afspraken.

Meer nieuws uit frontpage

Ombudsteam

Ons Ombudsteam springt in de bres voor de consument.