Werken in de cloud

Letterlijk werken in de cloud - de wolken - deden 21 juni leden van het Koninklijk Concertgebouworkest op weg naar Sao Paulo, net als de meevliegende journalisten. Foto: ANP

Letterlijk werken in de cloud - de wolken - deden 21 juni leden van het Koninklijk Concertgebouworkest op weg naar Sao Paulo, net als de meevliegende journalisten. Foto: ANP

Illustratie Job van Gelder

Illustratie Job van Gelder

1 / 2
Durk Geertsma

Bedrijven en zzp’ers maken steeds vaker gebruik van gratis internetdiensten. Voordeel daarvan is dat je ze niet op de computer hoeft te downloaden, maar dat ze overal op elke computer te gebruiken zijn. Dankzij het nieuwe werken in de cloud, de virtuele opslagplaats van data.

Er zijn honderden webdiensten en apps die van je laptop en smartphone een virtueel kantoor maken, waarin je altijd en overal productief kan zijn. Behalve het voordeel dat je niet meer afhankelijk bent van één werkplek, kun je er ook mee aan de slag op een andere computer. Uit het enorme woud van toepassingen: een aantal dat onmisbaar is voor de moderne werker.

Dropbox

Nooit meer je bestanden kwijt, ze staan in je Dropbox. Zelfs al gaat een computer stuk of is een mobieltje kwijt, Dropbox heeft de back-up. De dienst laat je bestanden vanaf computers of mobiel uploaden naar zijn servers. „Dropbox is doodsimpel in het gebruik. Je hebt een map en alles wat je in die map zet, staat ook op de servers van Dropbox. En binnen een paar klikken heb je bestanden of mappen met hele groepen gedeeld”, zegt redacteur Floris Poort van technologietijdschrift Bright.

Dropbox heeft apps voor Windows, Mac, Android, iPhone, iPad, Blackberry en meer, zodat je op al je apparaten toegang tot dezelfde bestanden hebt. De eerste 2 GB zijn gratis, voor 100 GB extra betaal je 10 dollar per maand. Dropbox slaat de bestanden versleuteld op zijn servers op, zodat bij een eventuele hack van Dropbox niet de bestanden van alle gebruikers te zien zijn. Risico is dat je account wordt gehackt omdat iemand je wachtwoord achterhaalt. Daar heb je zelf ook een rol in, bijvoorbeeld als je wachtwoord te makkelijk is of je wachtwoord hetzelfde is als dat op een site die wel is gehackt.

Voor alle clouddiensten geldt: kies een moeilijk wachtwoord en per dienst een andere. Als iets echt niet mag uitlekken en je wilt het zekere voor het onzekere nemen, dan kan je het beter alleen op je computer laten staan en niet in de cloud. Maar dan nog moet je eigen pc ook goed beveiligd zijn.

www.dropbox.com

Google docs

Voor het maken van documenten, presentaties of spreadsheets is een duur Office-pakket niet meer per se nodig. Google Docs biedt dezelfde basisfuncties gratis via het web en laat je ook tegelijk met collega’s samenwerken aan dezelfde documenten. Het resultaat is behalve op Googleservers ook op de eigen computer op te slaan als gewoon Office-bestand.

docs.google.com

Wetransfer

Grote bestanden versturen naar klanten of collega’s kan vervelend zijn. Maar al te vaak komt de mail onbezorgd retour vanwege beperkte limieten van de mailbox van de ontvanger. WeTransfer biedt de oplossing: via deze site zijn bestanden tot 2 GB gratis te versturen, meestal ruim voldoende. De verzender krijgt mail als de ontvanger het bestand heeft gedownload. Simpel en effectief.

www.wetransfer.com

Hangouts

Voor videoconferencing met collega’s of klanten zijn veel oplossingen, maar die kosten bijna altijd geld. De Hangout-functie van Google+ is gratis en wie geen lid is van dit sociale netwerk van Google kan toch meepraten. Maximaal tien personen kunnen tegelijkertijd via hun webcam communiceren.

De camera schakelt automatisch naar de persoon die aan het woord is. Je kan ook tegelijkertijd chatten in tekst of alleen in audio, voor wie zijn gezicht niet wil laten zien. Hangouts maken het ook mogelijk samen aan documenten te werken of een computerscherm op afstand te delen met anderen in de groep.

plus.google.com/hangouts

Soundnote

Wat zei die collega ook alweer bij die vergadering van laatst? Notulen in tekst zijn niet altijd even betrouwbaar. Alternatief is de hele vergadering opnemen en afluisteren, maar dat is nog tijdrovender. Mooie middenweg: iPad-app SoundNote. Neem het gesprek op met de tablet en maak tegelijk notities in korte steekwoorden.

Bij onduidelijkheid hoef je alleen maar op die woorden te klikken om de specifieke passage terug te horen. Audiofragmenten zijn ook op te slaan en te delen. Voor collega’s die je niet geloven.

www.soundnote.com

Lastpass

Wie steeds meer online doet, is dagelijks nogal wat tijd kwijt met het inloggen op sites, apps en sociale netwerken. LastPass is een handige dienst, die afrekent met de vraag welk mailadres of wachtwoord bij welke site hoort.

LastPass slaat de wachtwoorden per site versleuteld op en logt gebruikers automatisch in. Alleen het LastPass-wachtwoord is nodig. Veilig en betrouwbaar? LastPass-gebruiker en webontwikkelaar Edo de Roo vindt van wel: „Het alternatief is een wachtwoordmanager op mijn eigen computer – maar die wordt wellicht eerder dan LastPass gehackt – of overal hetzelfde wachtwoord gebruiken. Maar dat is het stomste dat je kunt doen. Ik maak me weinig zorgen. In de drie jaar dat ik LastPass gebruik, heeft het er één keer twee uur uit gelegen. Kon ik twee uur lang nergens inloggen.” De dienst is gratis op computers, voor mobiel gebruik vraagt LastPass 12 dollar per jaar.

www.lastpass.com

Selectthedate

Niets lastiger dan een groep collega’s op dezelfde datum en tijd bij elkaar krijgen. SelectTheDate maakt een datum prikken makkelijker. De organisator stuurt oproepen en kan ontvangers laten kiezen uit meerdere data. Hij ziet welk moment de voorkeur heeft, waarna een bevestiging volgt. SelectTheDate heeft een website, een eigen iPhone-app en binnenkort eentje voor Android.

www.selectthedate.com

Getpocket

Je ziet een interessant artikel dat voor je werk van pas komt, maar hebt geen tijd het direct te lezen. Dan biedt Pocket een handige manier dat artikel op al je apparaten beschikbaar te maken. Zodat je verder kunt lezen wanneer het uitkomt, op mobieltje, tablet of computer. Bewaren van artikelen met Pocket is extra makkelijk, omdat de dienst via handige apps en plug-ins werkt met alle webbrowsers en alle mobiele telefoons, waaronder ook die van Blackberry, Nokia en Windows en zelfs enkele e-readers.

www.getpocket.com

Evernote

Populairste app voor het maken van aantekeningen is Evernote. De dienst heeft apps voor bijna alle smartphones en tablets en werkt ook via het web. Krabbels en notities staan veilig in de cloud en zijn doorzoekbaar, zodat je die brainwave van midden in de nacht later nog terugvindt. Met de Web Clipper zijn snel passages van webpagina’s te bewaren. Ook veel andere mobiele apps laten gebruikers informatie naar hun Evernote-accounts sturen.

www.evernote.com

Astrid

Nooit iets vergeten, dankzij Astrid. Met de gratis site en app houd je makkelijk takenlijstjes bij. De to do’s zijn tegelijk beschikbaar op meerdere apparaten en zijn ook te delen met anderen. Astrid werkt op computers en met speciale Android- en iPhone-apps.

www.astrid.com

Meer nieuws uit HD

Ombudsteam

Ons Ombudsteam springt in de bres voor de consument.